【大纪元2024年11月15日讯】（大纪元记者蔡溶纽约报导）纽约市的承包流程对非营利组织来说复杂而繁琐。为此，布碌崙43选区市议员庄文怡与“非营利帮助台”（NPHD）14日举办线上工作坊，帮助非营利组织了解申请和获取市议会资金的流程，提升其遵循市府规定的能力，以最终有效地服务于社区。
此次讲座主要讲非营利组织如何获取并管理来自纽约市议会的自由裁量资金。自由裁量资金是市议会分配给符合条件的非营利组织的经费，旨在满足社区需求并补足市政服务的不足。获取这些资金的过程涉及多个阶段，包括申请、预资格审查和合同签订等，所有组织无论大小均需遵守相同的规则，以确保公平透明。这些规则的设立旨在保障资金被妥善使用，并确保受资助的组织符合要求且行事正当。
与会者了解到，申请自由裁量资金并不会立即收到拨款，因为这些资金是基于报销的形式发放。获得资金的条件包括完成预资格审查、提交合约并通过市主计长的批准。在这个过程中，非营利组织必须登录并使用市政府的“护照”（Passport）系统。此系统是纽约市与非营利组织之间合约程序的数字平台，从文件提交到审核均透过此平台进行。组织需注册并保持账户信息更新，如工人赔偿和失业保险等文件需定期更新，董事会成员资料也需每年更新。
此外，所有年获取自由裁量资金少于75万美元的组织，需参加能力建设培训并获得认证。此培训的证书有效期为三年，并且与完成者个人挂钩，确保组织内有持证人员，方可维持合约资格。与会者被提醒，即使已持有多年的合约，每年仍须确保所有相关文件在Passport系统中保持最新。
重要步骤与注意事项
在参与纽约市的自由裁量计划和相关的合约申请过程中，有一些重要的步骤和注意事项是不可忽视的。首先，参与者需要熟悉护照系统，这是与纽约市府沟通和提交文件的重要工具。护照系统的使用和预资格审查过程近年来有显着变化，因此参加网路研讨会和持续学习是必要的。
注册护照账户的第一步是向纽约市身份验证系统注册，并提交账户请求。在此过程中，使用机构的法律名称至关重要，因为这是政府识别机构的方式。需特别注意的是，不同名称（例如DBA名称）虽然能代表机构，但申请中仍应使用正式的法律名称以避免错误。
在编制预算时，应特别注意市政府对于顾问支出的限制，预算中顾问费用不得超过总额的10%。若选用顾问，需经市府批准，过程较为复杂。一般不建议将顾问纳入计划，因为市府提供资金是基于您的机构有能力完成该项目。申请者应提供详细的计划和预算说明，包括计划负责人联络资讯、计划时间表、服务地点及人群等。应根据预期合理评估服务人数，确保能达成至少85%的预计服务目标。
此外，提供文件是必须的，如授权信、保险证明、冲突利益披露等。尤其是保险证书，必须明确将纽约市府纳入受益方以保障项目责任，使市府免受损害。市府对承包组织要求透明，以避免潜在利益冲突，这包括披露机构董事会成员是否在市府任职等信息。
在申请获得批准后，申请者需在市府供应商系统中建立账户，并熟悉发票格式和报销流程。这个过程以报销制为主，申请者需保留所有符合规范的收据和文件作为报销依据，并注意支付仅限于合同有效期间内的支出。
最终，完成合约申请和报销程序时，应确保所有提交的文件和内容一致，避免因不符而产生问题。假若你打算服务1万人，至少需要达到服务85%的合约人数，所以最好对预期能服务的人数进行现实的评估。申请名称也要与其它文件一致，不能随意改变项目的目的和范围。例如，他们以为是在支持社区花园，但你的工作范围和预算却是针对孩子们的棋艺俱乐部。必须确保资金使用符合计划要求，并且与机构的执行能力相符。
总的来说，保持清晰、准确的文件和计划叙述，是确保合约顺利执行的关键。这样的细节不仅确保组织符合法规要求，也帮助提升未来申请和执行市政资金计划的成功率。
责任编辑：陈玟绮
