名片管理是一般人很容易忽視的一環，但對專業秘書而言，卻是非常重要的專業考驗，試想主管參加一次國際展覽可以拿回一百多張名片，每張名片都有其重要資訊，以及後續必須採取的回應步驟。
因此，專業秘書必須掌握名片管理的原則，方能於最短的時間內，完成這些名片的整理、歸納、分析及回應。秘書必須把名片資料，依照下列因素分成三堆：
1. 關聯性。
2. 重要性。
3. 長期互動。
4. 使用機率。
5. 資料的完整性。
其中，第一堆是一定要數位化的；第二堆是不太確定是否要數位化的；第三堆是確定不要數位化的。
先將第一堆處理完畢，接著，再對第二堆進行一次分類，最後才是第三堆的處理。
名片簿是傳統的名片管理方式，缺點不外乎：
1. 用名片簿蒐集查詢困難：名片累積到兩三百張是很正常的，不但很難管理，也不容易查詢。
2. 不能以多重方式分類名片：不論是用姓氏筆劃、行業類別分類，只要是傳統的名片簿，就不可能做到多重分類。
3. 名片等於是死的人脈：因為查詢與檢索不容易，所以當真正要使用的時候往往幫不上忙。
4. 名片上難以附加各式紀錄：名片上沒有位置可以摘錄資訊，容易因為時間久遠而忘了有關該名片的重要資訊。
名片的使用與收受禮儀
(一) 名片的收存方式及貯藏工具
名片收到之後，就要準備收藏了。主管往往在參加一次活動之後，就給秘書很多的名片，這時候要如何處理呢？
首先是要分類，將許多的名片分出哪種行業、哪種頭銜和性質的名片；然後再分出重要性，至少從秘書專業的角度可以分得出來，哪些對於主管將來是有用的。
下一步就是登記收到這張名片的時間地點，等都整理完了才開始歸檔。歸檔之前當然是要登錄，登錄在通訊錄裡面或是Outlook 裡面，要看主管工作的習性，登錄的項目在下面有記述。
如果是傳統式的歸檔，那就要放在名片夾或名片盒裡面收存，這時候名片要用行業別還是姓名別來分類，必須從最原始的開頭就先處理好，免得越堆越多最後全都找不到。
(二) 運用 Outlook 儲存名片的要點
運用 Outlook 貯藏名片的細節在後面有詳細的敘述，原則上貯藏在 Outlook 裡面，也需要事前把通訊錄的分類做得很完整，以便能夠一目了然。
如果你的電腦具有無線傳輸的能力，可以藉由紅外線或藍芽立即將大批次的資料，傳給附近的電腦或智慧型手機等等，因此貯藏名片可以迅速而又即時的找到完整的資訊。
(三) 名片的禁忌
許多人運用名片的最大錯誤，就是同一張名片上印上太多頭銜，事實上這是錯誤的。
同一張名片上只可以有一個頭銜，但如果同一個單位有一個以上的頭銜，可以列在同一張名片裡面，例如，董事長兼總經理。否則如果有不同的職銜，就要有不同的名片。
(四) 名片的印製與使用
名片在設計的過程當中，應該將必要的內容字體放大，例如姓名、頭銜和公司名稱等，還有聯絡的電話及 e-mail 帳號，這些不要設計得太過細小，以便別人在相互認識的時候會叫錯名字，或者會看不清楚字跡。
有的人喜歡用標準尺寸以外的名片，那就很不容易收藏，必須要加以剪裁才可能與其他名片放在一起。
(五) 建立客戶的生涯歷史紀錄
秘書在整理名片的時候，很容易發現現代人更換名片的速度非常驚人，經常是一兩年內換了好多種名片，不知道應該登記哪一張才對。
秘書在收到新名片的時候，可以將舊名片拿出來核對一下時間，所以在登錄之前，秘書可以仔細看看所登錄的內容，時時更新。
(六) 採用活頁式的名片簿
以便隨時放入新名片或調整舊名片的位置如果採用原始的名片夾或名片簿儲存名片，那就必須注意採用活頁式的名片簿，以便將新的名片或調整後的名片隨時插入相關的位置。
名片夾很容易飽和，儲存的時候必須仔細挑選，只留有用的，其他冷門名片，另外歸在一本名片簿裡面。
手邊常用的名片簿，保持在一年之內經常需要接觸、聯絡的狀態。
秘書的所有職能當中，關係管理最能夠表現其專業水準，如果做好名片管理，就等於是為關係管理的專業表現打下一劑強心針。
大部分的企業，名片通常散佈在公司的高階主管、中階主管、基層主管及業務人員每人抽屜內的名片簿、記事本或筆記型電腦裡，但是這些堆積在四處的名片，卻是維繫人脈的關鍵要件，如果秘書可以協助主管妥善管理名片，即可發揮綜效，讓主管利用通訊錄發送卡片與簡訊，經營顧客關係管理；同時，經營網路行銷或節省成本的考量時，公司不必擔心行銷部門沒有郵寄DM 的名單或商展的邀請名單，最重要的是，企業不會因此喪失許多銷售機會。
透過簡單的名片管理，搭配完善的檔案管理，邁向知識管理的同時，企業亦逐漸達成整合資訊的終極目標。
如何有效管理通訊錄？
秘書在收到名片之後，要當下整理歸檔進入通訊錄，歸入資料欄的時候，資料欄位必須標準化，並且涵蓋下列資訊：
1. 姓名（中英文）：不要分開姓氏與名字，例如：劉瑪麗（Mary Liu）。
2. 工作資料（公司部門與職稱）：由於未來信封信紙上會用到這些資料，所以務必紀錄完整的正式名稱。
3. 地址（商務地址，住家地址，其他地址）。
4. 電話與傳真及手機號碼：不管原始名片的呈現方式如何，一律要統一格式登錄，必須紀錄區域號碼與分機。例如：（010）6211-8161。
5. 電子信箱（公司與個人永久信箱）：包含國家郵遞區號、縣市、區鄉鎮等完整地址。
6. 網址：含個人與工作崗位網址，新資料需要核對哪一個才能預設電子郵件。
7. 其他個人化資料，如：QQ、生日、暱稱、個人化稱謂等其他欄位。如果主管使用 Outlook，秘書應該及時更新最新的資料給主管，以便他能夠永遠擁有最新的檔案。
此外，這些通訊錄裡面的帳號，有可能每隔一段時間就被更換了，所以秘書平時可以運用一些次要的資料傳送，來試驗一下自己的通訊錄是否確實都是正確可用的資料。@(待續)
摘編自 《優質秘書養成術》 書泉出版社 提供
