Outlook除了可以讓你妥善的管理電子郵件的收發、過濾、保存整理外，它也是你記錄各項工作和行程的好幫手。
你可以利用Outlook的「行事曆」和「工作」功能進行約會、排程、工作的筆記、通知、色塊分類、週期設定或指定參與者等，還可以設定提醒鬧鐘、改期和週期活動等彈性調整，可說是最佳的數位秘書，讓工作能夠更井然有序。
1.開啟Outlook後，將左側功能窗格切換至〔行事曆〕，然後按下工具列上的〔週〕，再切換至你要召開會議的日期及特定時間。
接著就可以直接在欄位中輸入你要記載的會議細節等。如果你要詳細設定此欄記事，可以在欄位上按一下滑鼠右鍵，選擇【新會議邀請】。
2.開啟對話盒後，你可以在下方窗格記錄更詳細的約會內容，以及調整約會的時間、地點等等，在〔約會〕標籤下，按下〔收件者〕可進一步設定此項會議的參與者。最後，再按下〔傳送〕就可以寄出開會通知。
NOTE：
當然你也可以直接在〔收件者〕右側方框輸入與會者的E-mail。如果與會者人數較多，以「;」符號分隔加入多位收件者的E-mail即可。
3.當剛剛選擇的收件人收到E-mail後，還可以利用工具列按鈕回覆信件，會議的召集人很方便就能掌握到與會人員的出席情形。
4.當行事曆上的約會或行程時間到達，Outlook就會在你的電腦螢幕上自動跳出所設定的提醒通知。你可以依照實際需要按下〔解除〕或〔延期〕。@
摘編 自 《電腦人PCuSER 網路e週報》 PCuSER電腦人 提供
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