Email礼仪：16招让你的电邮与众不同
作者：Ron Lieback
本文仅代表《企业家》特约作者个人观点。
（大纪元记者吴约翰编译）有句俗话说得好：第一印象决定一切。在电子邮件（邮箱）的世界里也是如此。
无论是收到企业高管、家人，还是推销人员写的推销信，如果你看到一封电子邮件堆砌着一堆文字或错别字，你可能会倒吸一口气或失去耐心。
欠缺礼貌的电子邮件有损你跟客户、团队和伙伴之间的关系。
在经历失礼的电子邮件而遭致沟通失败之后，我汇整了常见的问题，辅导其他作家和客户如何撰写出清晰又有礼貌的电子邮件。
以下是16个避免电子邮件沦为平庸无奇的技巧，让你的电子邮件众不同！
1. 不取怪异的电邮账号
大多数人都清楚这一点，但我确实看到有像YouCould@、MakeMoney@这种奇怪账号的电子邮件。建议使用真实姓名，怪异的账号名称显得不专业。
以个人电子邮件账号为例，采用这两种公式命名务实可行：名字+姓氏字首或全名，例如ronl@或ronlieback@。
以团队电子邮件为例，用在登入客户网站或绩效报表等，可采取通用名称命名，例如team@、sales@等。
2. 电邮标题要明确
电邮标题不可模糊不清。电邮标题有两个重点：说明电邮的内容以及所需的行动。务必力求简单，避免产生疑义。
遵循这项原则也有助于往后搜寻所需的邮件。
此外，你可以在标题前面加上方（中）括号或圆（小）括号强调需求。括号内的信息可以大写，而括号外的句子就正常书写。
给团队成员的示例：
[编辑需求] 某某代笔的文章需要最后编辑
给客户的示例：
[行动需求] 关于电子邮件礼仪的代笔文章需要批示
3. 回信时更新标题
为清楚表达，回复电子邮件时，请更新标题。
一个快速回复的方法如下：
[Ron 回应] 关于：你收到新的SEO报告了吗？
也就是在原本回信时自动产生的标题“关于：你收到新的SEO报告了吗？”前面加上“[Ron 回应] ”。
4. 一个标题谈论一个话题
这是清晰表达的黄金定律。回复电子邮件时，只讨论跟标题有关的话题。这样比较不易产生疑义，也比较容易在相同标题的信件群里，找到回复过的信息。（这正是为何我们需要一个清晰的标题阐述所谈论的话题和行动）。
5. 礼貌称呼收件人
请以姓名称呼收件人。注意不要马上切入话题，那暴露出你没空招呼收件人，而且显得不在乎（尽管电子邮件应该简短而切题）。
请避免使用俚语或街头语言，例如“嘿”作开头。
试想你会如何称呼一位受人尊敬的退伍军人或100岁的老奶奶。当然是真诚而简单的表达方式。
我最爱用的三个开头称呼是：
您好（收件人姓名）（Hello 某某）
早上好（收件人姓名）（Good morning 某某）
晚上好（收件人姓名）（Good evening某某）
结束信件时，我也遵循相同规则。有三个结尾语是我的最爱：
最好的祝福（Best）
谢谢（Thank you ）
勇往直前（Onwards）
“勇往直前”是我的首选。在阅读星巴克执行长霍华‧舒兹（Howard Schultz）的书《勇往直前》（“Onwards”）后就开始使用。一般我多用在合作伙伴上，除非是超级兴奋的事，较少对客户用。
6. 量身打造签名档 提高个人和事业声量
替自己设计签名档，至少要包含以下内容：
全名
职衔
联系电话
公司标志（logo）及连结的网站
社交媒体平台的连结
此外，如果个人经常与第三方出版合作刊登文章、出书或在知名媒体频道上发表文章，可以将以上讯息置入签名档中，例如：请阅读我最新著作“标题”，或者请阅读我在《企业家》上最新文章等。
7. 段落精简 避免搞笑的符号
是否曾收过一大段文字的电子邮件？ 阅读一堆的文字难度很高，也容易分心。
请分段描述，每段文字用一两个句子即可 。
每个句子言简意赅。读者才能够迅速又清楚地理解你要传达的信息。
另外，避免使用惊叹号或乱加表情符号。
8. 切忌情绪化
当心情波动，尤其处在负面情绪或压力下，请暂时不要撰写电子邮件。如果事情很紧急，例如客户发来一封关于错过最后期限的紧急电子邮件时，请别急，深呼吸缓解一下情绪，外出散个步或翻翻书籍。短暂做些其他事，转移焦点，不要马上急着想如何回应。
待情绪镇定后再做回复。或者，如果收件人希望立即收到回复，建议可先简短回信告知：“我会尽快回复”。然后，采取上述措施让自己冷静下来。
草稿在此时扮演重要角色。如果是超级重要的信件，务必先拟订草稿，然后放着。等到第二天，你可能会调整原本想说的话。经深思熟虑后的信息会更好，更有说服力。
9. 回复的时机
信件回复时机，因紧急程度而异。
如果是紧急事件，例如事件可能对客户业务产生负面影响时，我希望团队能在下班前（end of day, EOD）回复客户。除此之外，24小时内回复即可。以我个人时间管理为例，我每天只查看3次电子邮件。但是，如果是销售人员，一天则需要查看信件多次。
如果个人需要更多时间回复，请在24小时内先行回复说明，并附上下次回信的确切日期。示例如下：
您好 潘，
希望一切都好。请让我再深入了解一下状况。我会在本周五前回复您。
献上最好的祝福，
朗
10. 避免下班时间发送电邮
除非这本来就是你的工作时间。不这么做，有以下几个原因：
• 这表示你很渴望获得这位潜在客户。
• 这向客户或团队传达你很紧张，也证明你缺乏时间管理。
• 这表示你是个工作狂，也让人容易联想到缺乏用心。
此外，这还容易让他人误会你总是“在线”待命，而他们往后就会期待在下班时间获得你的回应。如果真是紧急情况，例如，客户网站当机或客户／团队成员发生事情，请发短信或直接电话联系。
11. 考虑不同时区
清楚邮件收件人的所在时区。而且，当你额外注意到这件事时，表示你很重视。
想像一位以色列客户正要展开他的一天，而你正准备上床睡觉，即时收到他的来信，信里写着“早上好”，显示这位客户缺乏用心。
12. 邮件送出前再键入收件地址
你有多少次曾误点击信件发送？幸好像谷歌电子邮件系统有内建发送延迟功能，但并非其他电子邮件系统都有。这个功能可以避免误传时，赶紧收回不完整或编辑未完的电子邮件。
13. 慎用“回复所有人”功能
电子邮件是对外公开的。在点击发送前，请务必再次检查收件人是否正确。虽然是同样信件内容，但你可能会和另一个完全不同的人交谈，而且信息可能会搞混（或者，如果内文存在负面情绪而传错人，恐遭致麻烦）。
另外，请注意寄出信件是要回复所有人，还是只回复某人。发送电子邮件之前，请再三留意。
14. 避免使用“对不起”
最糟的说法是“对不起，我回复晚了”（sorry for the delay）。这表示你缺乏管理能力。请使用“原谅我耽搁一会儿才回复”（excuse the delay）这种说法，如此也无需再赘述其他详情。
其实，明智的做法是完全舍弃“对不起”这个字眼。这个字眼显得怯懦，且听起来缺乏果断力。
15. 少用“我”
减少使用“我”字眼，直接与收件人对话。 当然对客户来说更应如此。
我每天都会收到像以下电子邮件的内文：嘿，朗，“我”曾经是一家七位数科技公司的老板，“我”学到了很多东西。 “我”可以……等。
这类邮件还没等看完，可能就被我删了。
建议直接与收件人交谈，并尽量减少用“我”字。
16. 消极思想转成积极正向
用字遣词，有意无意都具影响力。请避免使用“我不能”或“公司希望可以”或“如果我能”等字眼。
这些字眼都带着不同程度的消极，反而会损害整体的正面信息。先不论神经科学的说法，这些用字遣词肯定会带给你和客户之间负面的影响。而且，这些话对方听久了，也会习以为常。
请使用正面积极字眼。用“能”代替“不能”，在心理层面上会产生更多正向对话。不要说“公司希望能创造更多及时成果”，而是说“公司会创造更多及时成果，因为我们重视您的……”
使用电子邮件沟通，成败只有一线之隔。对许多企业家来说，由于远程工作改变了沟通的形式，如今，电子邮件的使用频率更甚以往。
遵循以上16项要点，可以让你的邮件信息简单又清楚，摆脱许多人常犯的错误，写出充满自信的邮件，帮助你成为更有信心的企业家。
转载自《企业家》（Entrepreneur）
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原文：How to Stop Writing Average Emails: 16 Quick Tips 刊于Entrepreneur网站。
责任编辑：茉莉