美職女該知道的E-mail守則

聰明使用E-mail專業度大提升

除了直接面對面的交談，職場上也常用E-mail溝通，因為E-mail只看得到文字無法感受背後的情緒或語調，因此在E-mail中如何說話變得格外重要。

此外如何使用E-mail也關係著美職女們的專業度。學會工作中該知道的E-mail守則，幫助妳建立專業形象。

E-mail不是聊天室

發E-mail時，適度的問候對方是一種禮貌，不過如果把E-mail當作聊天室大大方方的聊起來就不怎麼恰當了。

E-mail的發送是經過公司的伺服器，所有的信件內容實際上都是可以查閱的，美職女們可不想和同事間的閒聊或是和客戶的額外好交情都被看光了吧？

在按下發送鍵前請三思

工作難免有許多壓力，如果是在情緒化的狀態下寫E-mail，可能會有許多不適當的用字遣詞，或是做出失誤的處理和決定。

這些在按下enter鍵送出後是無可挽回的，在這樣的狀態下發出的E-mail，即使之後可以稍做解釋彌補，但是白紙黑字卻已無法抹去了。

做好情緒管理，在按下發送鍵前請三思，當個高EQ的美職女。

電子郵件禮儀

網路上特殊的火星文符號，並不適用於正式商業往來的電子郵件中。

應該把電子郵件視作正式信件，特別是對外的信件，基本的稱謂、打招呼、署名等還是要有的，而流行的火星文、表情符號會給予人不成熟的印象，影響到美職女們的專業形象，請記得要小心使用。

轉寄信件的迷思

有一位朋友很喜歡轉寄各式各樣的信件給朋友，一開始大家會當作她是熱心分享各式各樣的訊息，但是每天打開信箱都看到十封以上她的FWD，讓人刪信刪到手軟，更令人猜想她上班是否太輕鬆沒事做？

最後為了不要再受到FWD郵件的轟炸，只好狠心將她的E-mail信箱列入擋信的禁止往來名單之一。

上班時間／用公司信箱發私人信件

公司信箱是為了處理公事業務往來而存在的，也隸屬於公司的財產之一，使用公司信箱時，代表妳以公司職員的身分發信，所以美職女們如果要發私人信件別忘了使用自己的私人信箱才是明智的選擇喔。

另外在上班時間聯絡私人事務也得適度才行。公私分明的美職女才更受人喜愛。

該使用電話時別用E-mail取代

E-mail雖然方便，但是不能完全取代電話或當面的溝通。 E-mail在時效性以及情感溝通上還是無法完全取代傳統溝通模式，例如當天請假或是跟客戶問候等，就只適合以電話方式聯繫。

分清楚什麼事適合發電子郵件，什麼事適合電話或面對面溝通才不會讓妳的效率大打折扣，也讓人覺得妳是個通達事理的美人兒。@

摘編自 《美職女 9am-5pm Catch Eye 美妝聖經》松果体行銷有限公司 提供